迷惑メール扱いは“迷惑”

弊社には毎日、お客様より様々なお問い合わせメールが入ってきます。機種選定や価格に関するご質問、機械の操作方法や加工方法に関するご相談、トラブル対応、修理・アフターサービスのご依頼、そうかと思えば、数十年前に販売した機械のスペアパーツの供給やオーバーホールなどの難題（！）も持ち込まれます。個々のお問い合わせに対しては、ひとつひとつ内容を丁寧に検討し、必要に応じて調査を行った上で、必ず回答するようにしています。どんな案件でも、可能なら即日、遅くとも2-3日以内に返事をお出しするように努めておりますが、調査や確認に時間がかかる場合には、予め、その旨をお客様に連絡し、お時間を頂戴するようにしております。中には、弊社では対応不可能なご要望や、全く的外れなご質問も含まれますが、それでも原則として、何らかの回答をお出しするようにしています。ただ最近、気になるのは、お客様にメールを返信してもお客様に届かずに、半ばクレームの形でお叱りを受ける事例があることです。『2週間も前に問い合わせをしたのに、一向に返事がないが、どうなっているのか』『いつまで待たせるのか』等々。原因は、こちらからお出しした返信メールがお客様サイドで、迷惑メールに分類されて、見落とされてしまうことです。

ネット上には、怪しいメールが溢れていますので、迷惑メールを分類する機能が必要なのはわかります。でも私たちが発信する普通のメールも迷惑メール扱いされるのは、やはり心外です。毎日、多くのお客様に回答メールをお出ししていますが、返信後、全く連絡をして来なくなるお客様がおられます。そんな時には、もしや弊社の返信メールが迷惑メールの中にあるのに気付かず、『問い合わせても全く回答を寄越さない対応の悪い会社』だと誤解されているのではないかと、気になってしまいます。

今までの話とは逆に、お客様から送られたお問い合わせメールが、弊社のパソコン上で迷惑メールに振り分けられてしまうケースもよくあります。私たちが、それに気が付かなければ、お客様のお問い合わせを完全に無視したことになってしまいます。このため、弊社では、通常の受信メールに加えて、迷惑メールも全てチェックし、お客様からの大切なメールが紛れていないか確認しています。これでは、迷惑メールへの分類機能など全く意味がなく、手間ばかりかかって本当に迷惑です。

迷惑メールにされてしまう原因は、お客様が使用しているパソコンやプロバイダーとの相性などが考えられるようですが、はっきりしたことはわかりません。一度、専門業者に調査してもらいましたが、結局わからずじまいでした。どなたか有効な対処方法をご存じの方はいませんでしょうか。